https://www.ekoakta.plhttps://www.ekoakta.pl/uslugi/3,przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/
RODO, chociaż obowiązuje do dawna, dalej może być źródłem niejasności. Zasady rozporządzenia, dotyczące dokumentacji firmowej, przekładają się na wiele procesów, które mają miejsce w przedsiębiorstwie.
Co RODO mówi o przetwarzaniu danych osobowych?
RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (znane również jako GDPR – General Data Protection Regulation) weszło w życie 25 maja 2018, nakładając na przedsiębiorców w całej Unii Europejskiej określone obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Dokładniej – rozporządzeniu podlegają wszystkie podmioty, które swoje produkty lub usługi świadczą osobom fizycznym. Za ciekawostkę można uznać fakt, że tym zasadom podlegają również ci przedsiębiorcy, którzy swoje siedziby mają poza Unią Europejską, ale właśnie na ten teren eksportują produkty i usługi.
Jedna z ważnych zmian, która weszła w życie wraz RODO, polega na tym, że przetwarzanie informacji zawsze poprzedzone powinno być zgodą właściciela danych. Musi być ona jednoznaczna i mieć formę okazania woli. Co ważne, w każdej chwili można żądać od administratora zaprzestania przetwarzania danych osobowych, co wyraża się w prawie do bycia zapomnianym. Dodatkowe prawa obywateli to możliwość wglądu do swoich danych oraz możliwość żądania przeniesienia danych
RODO określa, że naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych, sprowadza się do:
- przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia;
- utracenia;
- nieuprawnionego ujawnienia;
- modyfikacji;
- nieuprawnionego dostępu do danych osobowych.
Administrator danych, czyli przedsiębiorca, ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia sytuacji, w której nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych. O takich incydentach należy poinformować GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych) do 72 godzin od zaistnienia sytuacji.
Jak RODO ma się do przechowywania dokumentów firmowych?
Przechowywanie dokumentów to ich przetwarzanie, dlatego zasady RODO należy odnieść również do zgromadzonej dokumentacji. Zapobieganie nieupoważnionemu dostępowi może przebiegać w różny sposób. Najczęściej polega na zaopatrzeniu biura w szafy, regały, szafki, które zapobiegają sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Tego typu rozwiązania mogą być zamykane na klucz lub zabezpieczane kodem.
Oprócz tego przedsiębiorstwo powinno wdrożyć określone procedury, określające sposób przyznawania dostępu do poszczególnych typów dokumentów. Warto też określić zasady stosowane na co dzień, podczas regularnej pracy. W bezpiecznym przechowywaniu dokumentów pomóc może np. polityka czystego biurka. Takie działania polegają na tym, żeby nie pozostawiać dokumentów na biurku bez opieki na tzw. „widoku”- np. gdy pracownik opuszcza na chwilę stanowisko lub po prostu kończy pracę.
Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO to nie tylko zapewnienie im fizycznej ochrony i niedopuszczenie do sytuacji, że wgląd w akta będą miały nieupoważnione osoby. To również taka organizacja dokumentów, która, w razie potrzeby, pozwoli zagwarantować właścicielom danych prawo do zapomnienia, zmiany administratora lub do wglądu do informacji. Jak łatwo się domyślić, przedsiębiorstwo nie zadba właściwie o prawa właściciela danych osobowych, jeśli dysponować będzie nieuporządkowaną dokumentacją. Chaos sprzyja bowiem zawieruszeniom, zagubieniom akt, a to z kolei uniemożliwia np. całkowite wycofanie akt z firmy na prośbę klienta. Bezpieczne przechowywanie danych polegać musi więc również na rzetelnej archiwizacji.
Chociaż przechowywanie dokumentów i archiwizacja nie są pojęciami tożsamymi, pierwsze bez drugiego może powodować jedynie spowolnienie procesów w firmie, a nawet problemy natury prawnej. Trudno więc się dziwić, że profesjonalne przedsiębiorstwa oferujące przechowywanie akt, dysponuje również usługą archiwizacji. Nawiązując współpracę z taką firmą, można więc kompleksowo zatroszczyć się o zgromadzoną dokumentację.
Jak wygląda profesjonalne przechowywanie dokumentów?
Wyspecjalizowani usługodawcy przechowują dokumentację firmową w specjalnych pomieszczeniach. Aby zbiory jak najdłużej pozostały w doskonałej kondycji, w takich miejscach panować muszą optymalne warunki dotyczące wilgotności i temperatury. Coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się na digitalizację informacji. Odpowiedzią na ten trend jest przechowywanie dokumentów elektronicznych na trwałych nośnikach. Oczywiście, do takich zbiorów również dostosowuje się właściwą temperaturę i wilgotność.
Przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób w tym przypadku wiąże się również z korzystaniem z nowoczesnej infrastruktury. To ona pozwala wdrożyć skuteczne zabezpieczenia fizyczne i logiczne. Standardy bezpieczeństwa w takich miejscach nierzadko są dużo wyższe niż standardy, na które mogą pozwolić sobie niewyspecjalizowane firmy. Z tego powodu oferta Ekoakty i innych tego typu usługodawców cieszy się dużym zainteresowaniem. Niebagatelne znaczenie ma tu również oszczędność pieniędzy – przedsiębiorcy nierzadko decydują się na przechowywanie dokumentów poza firmą, bo alternatywa w postaci wynajmowania kolejnych przestrzeni biurowych nie jest opłacalna.
