W miarę rozwoju firmy, wielu przedsiębiorców staje przed problemem nadmiernego rozrostu niektórych działów przedsiębiorstwa, co rodzi problemy natury administracyjnej, organizacyjnej oraz generuje znaczne koszty. Celem optymalizacji kosztów, a także usprawnienia zarządzania wielu przedsiębiorców stosuje outsourcing. Cym on jest?
To nic innego, jak wydzielenie części działalności danej firmy i zlecenie jej wyspecjalizowanemu podmiotowy zewnętrznemu. W ten sposób firmy najczęściej wydzielają ze swoich wewnętrznych struktur księgowość, obsługę kadr, dział marketingu, logistykę i transport i inne. Sam outsourcing może być nie tylko zewnętrzny (kontraktowy), to znaczy polegający na umowie z inną firmą, ale i wewnętrzny (kapitałowy). W tym drugim przypadku firma zakłada tzw. spółkę-córkę, która przejmuje określony obszar działalności.
Do zalet outsourcingu z pewnością należy optymalizacja kosztów – firma nie musi inwestować w szkolenia i ponoszenie kwalifikacji pracowników, powierzchnie biurowe, specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie. Zlecenie określonych zadań wyspecjalizowanej firmie gwarantuje, że będą one realizowane na wysokim poziomie, gdyż firmy wykonujące zadania z określonej dziedziny mogą pozwolić sobie na lokowanie środków w wykwalifikowany personel i wysokiej klasy narzędzia. W ten sposób zyskujemy dostęp do wykwalifikowanej w danej dziedzinie kadry. Dzięki outsourcingowi oszczędzamy także czas – nie musząc skupiać się na zadaniach, powierzonych innemu podmiotowi, możemy poświęcić wszystkie pozostałe środki finansowe i ludzkie (wszak outsourcing to także odciążenie naszych pracowników) na podstawową działalność firmy, która stanowi podstawowe źródło zysków. Czasami outsourcing może także stanowić sposób na rozwinięcie działalności firmy. Dzieje się tak w przypadku, gdy w wyniku umowy zyskujemy dostęp do procesów, których wdrożenie we własnej firmie wiązałoby się z dużymi kosztami.
Outsourcing to jednak nie tylko same zalety, ale również zagrożenia. Do podstawowych zaliczyć możemy konieczność dzielenia się wewnętrznymi danymi firmy z podmiotami zewnętrznymi. Dlatego wybierać należy firmy zaufane, sprawdzone, znane na rynku. Unikniemy w ten sposób nie tylko wycieku wrażliwych danych, ale też świadczenia usług na nieodpowiednim poziomie, co z kolei może narażać nas na straty. Wyobraźmy sobie bowiem, że w księgowości popełnianych jest wiele błędów, a firma odpowiedzialna za zarządzanie kadrami zatrudnia osoby o niewystarczających kwalifikacjach. Dlatego optymalizując koszty, nie powinniśmy szukać ofert najtańszych. Oszczędności mogą się mścić. Zadania realizowane przez podmioty zewnętrzne nie mogą też być przez nas kontrolowane w pełnym zakresie. Jak każda współpraca, w dużym zakresie outsourcing opiera się na wzajemnym zaufaniu. Niedogodności związane z outsourcingiem mogą wynikać też z nieznajomości specyfiki funkcjonowania naszej firmy przez zewnętrzny podmiot, z którym podjęliśmy współpracę.
Outsourcing to potężne narzędzie, które pozwala na optymalizację kosztów w naszej firmie. Pełne zalet, ale nie pozbawione wad. Narzędzie, z którego musimy korzystać z rozwagą i rozsądkiem. Nade wszystko, nie powinniśmy zlecać podmiotom zewnętrznym kluczowych gałęzi naszej działalności. Innym firmom zlecić możemy bez większych problemów prowadzenie księgowości, marketingu, czy zarządzanie kadrami. Możemy nie tylko zaoszczędzić, ale wybierając kompetentnych partnerów zyskać – wykwalifikowany personel, dostęp do wysokiej jakości sprzętu i technologii. Dlatego outsourcing jest rozwiązaniem popularnym i wartym rozważenia.
Dla firmy handlowej, która generuje ponad 500 dokumentów księgowych miesięcznie i zatrudnia około 10 osób.
Szacunkowe miesięczne koszty własnego działu księgowo kadrowego mogą wynieść ponad 20000 zł. To oczywiste, że oferta i cennik biura rachunkowego będzie zawsze korzystniejszy.
- pensja głównej księgowej 8000/mc
- pensja pomocnika 5000/mc
- pensja kadrowej 6000/mc
- koszt oprogramowania 500/mc
- koszt serwera 500/mc
- koszty serwisu informatycznego 300/mc
- koszty materiałów biurowych 200/mc
