Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek wystawiania faktur. Nawet wtedy, gdy jego działalność nie została wpisana do CEIDG. Zasady regulujące ten obowiązek zawarte są w art: 106-108 Ustawy o podatku od towarów i usług. Przepisy tam zawarte definiują obowiązki dot. wystawiania faktur po zakończeniu sprzedaży, ale też dopuszczają wystawienie jej przed sprzedażą. Przedsiębiorca znajdzie tam wszelkie zasady ogólne wystawiania faktur oraz zbiór wyjątków dla określonych rodzajów sprzedaży.
Podstawowe terminy wystawiania faktur
Co do zasady, przedsiębiorca musi wystawić fakturę w programie do faktur za sprzedaż produktów lub usług nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano transakcji. Termin ten obowiązuje również:
- faktur zaliczkowych potwierdzających otrzymanie części albo całości zapłaty
- faktury na żądanie dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej; musi ona jednak zgłosić taką potrzebę do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja, jeżeli zgłoszenie to przekroczy wskazany termin, fakturę trzeba wystawić w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania
Faktury można wystawić również przed terminem sprzedaży
Przedsiębiorca w określonych okolicznościach może również wystawić fakturę jeszcze przed dokonaniem sprzedaży albo przed otrzymaniem zapłaty za towar czy usługę. Ustawa o VAT mówi, że faktura nie może jednak zostać wystawiona wcześniej niż 30 dni, zanim:
- towar zostanie dostarczony kupującemu
- usługa zostanie zrealizowana
- nastąpi otrzymanie całości lub części zapłaty
Powyższe prawo do wystawienia faktury przed sprzedażą wyklucza jednak te faktury, które zawierają już informację o okresie rozliczenia oraz dokumentują:
- takie usługi i dostawy produktów, które zawarte są w cyrkulacji, zawierają z góry ustalony cykl, następujące po sobie terminy rozliczeń
- usługi związane z mediami
- usługi związane z najmem, dzierżawą, leasingiem, ochroną osób, obsługą prawną, obsługą biurową…
- sprzedaż na odległość produktów importowanych, których wartość rzeczywista w złotówkach równa jest wartości 150 euro
Obowiązek podatkowy a termin wystawienia faktury
Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje dokładnie w chwili realizacji usługi albo dostawy towarów. W niektórych przypadkach jednak obowiązek podatkowy powstaje dokładnie w momencie wystawienia faktury. To dlatego taką wartość dla przedsiębiorcy ma znajomość w zakresie różnych terminów ich wystawiania. Do wyjątków należą:
- dostawy energii elektrycznej, chłodniczej cieplnej a także gazu
- świadczenie różnego rodzaju usług: radio-telekomunikacyjnych, najmu, leasingu, dzierżawy, ochrony mienia i osób, obsługi prawnej, biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, gazu, energii cieplnej czy chłodniczej
Gdy pomimo powstania obowiązku podatkowego wraz terminem wystawienia faktury, faktura nie zostanie wystawiona, obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminu obowiązkowego dla wystawienia faktury. Jeżeli taki termin nie został określony dla faktury, obowiązek podatkowy powstaje z momencie upływu terminu płatności faktury.
