Organizacja konferencji, bez względu na jej rozmiar, to nie lada wyczyn. Trzeba zadbać o mnóstwo aspektów, które złożą się na efekt końcowy. I nieważne czy zajmujesz się tym po raz pierwszy, czy może temat jest ci już znany – jedną z podstawowych rzeczy, jaką musisz zrobić, to znalezienie idealnej sali konferencyjnej. Co się na nią składa?
Lokalizacja
Jednym z pierwszych analizowanych przez nas czynników powinna być lokalizacja. Jest ona uzależniona od tego, czy chcemy naszą konferencję przeprowadzić w dużym mieście, czy może gdzieś w urokliwym miejscu, gdzie będzie jeszcze zaplecze na odpoczynek lub integrację grupy. Na pewno dojazd nie może sprawiać problemu – zapewne większość uczestników przybędzie samochodami (wtedy potrzebny jest obszerny parking) bądź autobusami. Jeżeli zdarzy się, że do komunikacji zbiorowej będzie duża odległość, to dobrze jest pomyśleć o transporcie – wystarczy, by uczestnik podczas zapisywania się zgłosił taką potrzebę.
Ilość osób
Każda sala ma określoną pojemność – nie możemy więc próbować wcisnąć do niej więcej osób, niż jest to przewidywane. Wiąże się to z komfortem pracy – jeżeli konferencja będzie miała formę warsztatową, to każdy powinien mieć miejsce przy stoliku, a jeżeli mówimy o typowych prelekcjach – wystarczą wygodne siedzenia, takie jak mamy w kinie.
Wyposażenie sali
To jedna z najważniejszych kwestii. Podobnie, jak w wyżej wymienionych przypadkach, musi odpowiadać na nasze zapotrzebowanie. Podstawą są urządzenia do sal konferencyjnych – zazwyczaj potrzebujemy dobrej jakości projektora czy rzutnika. Jeżeli zachodzi taka potrzeba – żaluzje w oknach powinny się łatwo zasuwać – szczególnie przy ostrym świetle możemy mieć problemy z odczytaniem wykresów na monitorze.
Jeżeli przeprowadzamy konferencję wraz z osobami znajdującymi się poza salą, to dobrze jest aby mieć możliwość skorzystania z telefonu konferencyjnego. Urządzenia do sal konferencyjnych to również dobre nagłośnienie – nie może zabraknąć mikrofonów (dziś coraz częściej korzystamy z wygodnych mikroportów przypinanych do ubrań) oraz wysokiej jakości głośników, za sprawą których głos dotrze do każdego zakątka Sali nie zniekształcony.
Jak możemy przekonać się, czy sala jest odpowiednia pod tym kątem? Oczywiście najlepiej byłoby się pojawić na jakieś innej konferencji z podobną ilością osób. Dzięki temu zobaczymy czy urządzenia do sal konferencyjnych sprawdzają się w danych warunkach. Próby „na sucho” mogą sprawić, że choć początkowo będziemy mieć wrażenie, że głos rozchodzi się idealnie (bo na prezentacji była pusta sala, która potęgowała to odczucie,) to trzeba pamiętać, że w tłumie osób może to wyglądać zupełnie inaczej.
Klimatyzacja
Dzisiaj to już obowiązkowe wyposażenie sali konferencyjnej – nieważne czy mamy do czynienia z eventem latem, czy też zimą. Zaduch powoduje, że ludzie stają się senni, rozdrażnieni i nawet najlepszy prowadzący nie uratuje konferencji. Ważne jest więc, by klimatyzacja była wydolna i przygotowana na większą ilość osób.
Podstawą udanej konferencji jest odpowiednia sala – z dobrym zapleczem, urządzeniami do sal konferencyjnych oraz wydolną klimatyzacją. Wszystkie ustalenia dotyczące wynajmu dobrze jest mieć na piśmie, a przed wydarzeniem zrobić wizytację – często to, co widzimy na zdjęciach, znacznie się różni od stanu faktycznego.
