Kilka ciekawostek, po co są Faktury?
- Czym jest faktura?
- Podstawy faktury
- Znaczenie daty wystawienia faktury
- Fakturowanie elektroniczne
- Zalety faktur cyfrowych
- Ciekawostki o fakturze
- Faktury i rachunki Płatne
- Faktury i kontrole wewnętrzne
Czym jest faktura?
Faktura jest dokumentem handlowym, który wyszczególnia i rejestruje transakcję pomiędzy kupującym i sprzedającym.
Jeśli towary lub usługi zostały zakupione na kredyt, faktura zazwyczaj określa warunki transakcji i podaje informacje na temat dostępnych metod płatności.
Rodzaje faktur mogą obejmować paragon, rachunek sprzedaży, notę debetową lub fakturę sprzedaży.
Firmy mogą zdecydować się na zwykłe przesłanie zestawienia na koniec miesiąca jako faktury za wszystkie nierozliczone transakcje.
W takim przypadku oświadczenie musi wskazywać, że nie będą wysyłane kolejne faktury. Historycznie faktury były zapisywane na papierze, często z wieloma wygenerowanymi kopiami, tak aby każdy z kupujących i sprzedających posiadał zapis transakcji do własnej ewidencji.
Obecnie faktury wygenerowane komputerowo są dość powszechne. Mogą być drukowane na papierze na żądanie lub wysyłane pocztą elektroniczną do stron transakcji.
Zapisy elektroniczne pozwalają również na łatwiejsze wyszukiwanie i sortowanie poszczególnych transakcji lub określonych dat.
Faktura pro forma jest wiążącą umową, choć warunki sprzedaży mogą ulec zmianie.
Podstawy faktury
Faktura musi zawierać informację, że jest to faktura na pierwszej stronie rachunku. Zazwyczaj posiada ona unikalny identyfikator zwany numerem faktury, który jest przydatny w przypadku faktur wewnętrznych i zewnętrznych.
Faktura zazwyczaj zawiera dane kontaktowe sprzedawcy lub usługodawcy w przypadku wystąpienia błędu związanego z rozliczeniem.
Warunki płatności mogą być przedstawione na fakturze, jak również informacje dotyczące wszelkich rabatów, szczegółów dotyczących przedterminowej płatności lub opłat finansowych naliczanych za opóźnienia w płatnościach.
Przedstawia również koszt jednostkowy pozycji, łączną wartość zakupionych jednostek, fracht, przeładunek, wysyłkę i związane z tym obciążenia podatkowe oraz określa całkowitą kwotę należną.
Faktura pro forma to wstępny rachunek sprzedaży wysyłany do nabywców przed wysyłką lub dostawą towaru.
Faktura zazwyczaj opisuje zakupione produkty i inne ważne informacje, takie jak waga przesyłki i koszty transportu. Faktury pro forma często wchodzą w grę z transakcjami międzynarodowymi, szczególnie dla celów celnych w imporcie.
Należy zawsze przechowywać kopię faktur i paragonów – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej do celów podatkowych.
Znaczenie daty wystawienia faktury
Data wystawienia faktury oznacza oficjalną datę wystawienia faktury za towary i oficjalnego zarejestrowania transakcji.
Dlatego też data wystawienia faktury zawiera istotne informacje dotyczące płatności, ponieważ dyktuje ona czas trwania kredytu i termin płatności rachunku. Jest to szczególnie istotne w przypadku podmiotów oferujących kredyt.
Rzeczywisty termin płatności faktury to zazwyczaj 30 dni od daty wystawienia faktury.
Fakturowanie elektroniczne
Od nadejścia ery komputerów, ludzie i przedsiębiorstwa łatwiej polegać na fakturowaniu elektronicznym jako alternatywie dla dokumentów papierowych.
Fakturowanie elektroniczne, czyli fakturowanie elektroniczne, to forma elektronicznego fakturowania, która służy do generowania, przechowywania i monitorowania dokumentów związanych z transakcjami pomiędzy stronami oraz zapewnienia przestrzegania warunków ich umów.
Dokumenty elektroniczne mogą obejmować faktury i paragony, zamówienia zakupu, noty debetowe i kredytowe, warunki i instrukcje płatności oraz odcinki płatności.
Faktury cyfrowe są zazwyczaj wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej lub aplikacji.
Zalety faktur cyfrowych:
- Trwałość i odporność na uszkodzenia fizyczne
- Łatwość wyszukiwania i sortowania określonych nazw, terminów lub dat.
- Zwiększona zdolność do przeprowadzania audytów
- Możliwość drukowania lub reprodukcji na żądanie.
- Zdolność do gromadzenia danych i wywiadu gospodarczego
- Zmniejszenie zużycia papieru
Fakturowanie elektroniczne obejmuje kilka technologii i opcji wejścia i jest używane jako termin ogólny do opisania każdej metody, za pomocą której faktura jest przedstawiana klientowi w formie elektronicznej w celu dokonania płatności.
Kilka standardów fakturowania elektronicznego, takich jak EDIFACT i UBL, zostało opracowanych na całym świecie w celu ułatwienia ich przyjęcia i zwiększenia efektywności.
Ciekawostki o fakturze
Faktura jest dokumentem handlowym, który wyszczególnia i rejestruje transakcję pomiędzy kupującym i sprzedającym.
Papierowy paragon ze sklepu jest powszechną fakturą konsumencką.
Faktury są krytycznym elementem wewnętrznych kontroli i audytów księgowości. Opłaty na fakturze muszą być zatwierdzone przez odpowiedzialny personel zarządzający.
Faktury zazwyczaj określają warunki płatności, koszty jednostkowe, koszty wysyłki, obsługi i wszelkie inne warunki określone podczas transakcji.
Faktury mogą mieć formę papierową, ale faktury elektroniczne stały się znacznie bardziej powszechne.
Faktury i rachunki Płatne
Faktury śledzą sprzedaż produktu do celów kontroli zapasów, księgowości i celów podatkowych.
Wiele firm wysyła produkt i oczekuje płatności w późniejszym terminie, więc całkowita należna kwota staje się należnością dla kupującego i należnością dla sprzedającego.
Współczesne faktury są przekazywane drogą elektroniczną, a nie w formie papierowej. W przypadku utraty faktury kupujący może zażądać kopii od sprzedającego.
Wykorzystanie faktury oznacza obecność kredytu, ponieważ sprzedawca wysłał produkt lub wykonał usługę nie otrzymując gotówki z góry.
Faktury różnią się od zamówień zakupu, które są wystawiane zanim klient zamówi towar lub usługę.
Faktury i kontrole wewnętrzne
Faktury są kluczowym elementem kontroli wewnętrznej rachunkowości. Opłaty na fakturze muszą być zatwierdzone przez odpowiedzialny personel kierowniczy.
Alternatywnie faktura jest dopasowywana do zamówienia zakupu, a po uzgodnieniu informacji dokonywana jest płatność za zatwierdzone transakcje.
Firma audytorska upewnia się, że faktury są księgowane w odpowiednim okresie obrachunkowym przy sprawdzaniu, czy nie nastąpiło odcięcie wydatków.
